Novarge KVKK BELGELERİ.

KVK Kurulu İç Yönerge

NOVARGE BİLİŞİM REKLAM VE EĞİTİM HİZMETLERİ A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KURULU İÇ YÖNERGESİ

İşbu Novarge Bilişim Reklam ve Eğitim Hizmetleri A.Ş. Kişisel Verileri Koruma Kurulu İç Yönergesi (İç Yönerge), 07/04/2016 tarihli, 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (Kanun), Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun  çıkardığı  ve 28/10/2017 tarihli, 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e (Yönetmelik), Novarge Bilişim Reklam ve Eğitim Hizmetleri A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması Politikası’na ve Novarge Bilişim Reklam ve Eğitim Hizmetleri A.Ş. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na (bundan böyle ikisi birlikte “Politikalar” olarak anılacaktır.) uygun olarak hazırlanmıştır.

Kanun ve Yönetmelik uyarınca kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesi ve gerekli aksiyonların alınması amacıyla, veri sorumlusu Novarge Bilişim Reklam ve Eğitim Hizmetleri A.Ş. (Novarge) nezdinde bir Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) kurulmuştur. Bu kapsamda, kişisel verilerin korunması düzenlemeleri ve Politikalar gereğince kişisel verilerin saklanması ve imhası için Novarge tarafından gerekli düzenlemeler yapılmakta ve farkındalığın oluşması için ihtiyaç duyulan sistem kurulmaktadır.

Amaç:

BİRİNCİ BÖLÜM

AMAÇ, KAPSAM VE DAYANAK

Madde 1- İşbu İç Yönerge; Kurul’un, görevlerini, kişisel verilerin korunması düzenlemeleri ve Politikalar çerçevesinde uyması gereken esasları ve Politikalara bağlı olarak uygulayacağı prosedürleri yerine getirmesine ilişkin hususların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam:

Madde 2- İşbu İç Yönerge Kurul’un ve üyelerinin ilgili sorumluluk, çalışma ve faaliyetlerini kapsar.

Dayanak:

Madde 3- Bu İç Yönerge; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile İlgili Mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Madde 4-

İKİNCİ BÖLÜM TANIMLAR

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (Bu politika kapsamında “Kişisel Veri” ifadesi uygun düştüğü ölçüde “Özel Nitelikli Kişisel Veriler”i de kapsar.).

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

KVK Düzenlemeleri: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile kişisel verilerin korunmasına yönelik yönetmelik, tebliğ ve ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu kararları, mahkeme kararları ile verilerin korunmasına yönelik uygulanabilir uluslararası anlaşmaları ve diğer her türlü mevzuat.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi.

Veri Temsilcisi: Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişidir.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.

Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verileri Novarge tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi. Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu.

Ziyaretçi: Novarge’nin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

İç Yönerge: Kişisel Verileri Koruma Kurulu İç Yönergesi.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu:

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM KURUL’UN OLUŞUMU

Madde 5- Kurul, KVK Düzenlemeleri kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek, Politikaların uygulanmasını sağlamak ve denetlemek, bunların işleyişine yönelik önerilerde bulunmak üzere Novarge yönetim kurulu tarafından atanır. Kurul; Novarge Bilişim Reklam ve Eğitim Hizmetleri A.Ş.’nin KVK Düzenlemeleri kapsamında denetim, uyumluluk ve sürdürülebilir etkinliği sağlamakla görevlidir. Kurul Üyelerinin görev dağılımları, komiteden üye çıkarılması veya eklenmesi veri sorumlusunun verdiği yetki ile komite başkanı tarafından gerçekleştirilir.

Veri Sorumlusu Temsilcisi:

Madde  6–  Veri  Sorumlusu  Temsilcisi,  Kurul  içerisinden  seçilir  ve  Novarge’nin  Kurum  ile  olan ilişkilerini yürütür.

Üyeler:

Madde 7- Kurulun oluşumu ve kişilere görevleri aşağıda belirlenmiştir.

ÜYE KURUL İÇERİSİNDEKİ GÖREVİ

Mesut KARAAĞAÇ: Yönetim Kurulu Başkanı, İletişim ve Yönetişimden Sorumlu
Kamuran SABAK: Bilgi Teknolojileri ve veri güvenliğinden sorumlusu
Arife KARDAŞ: Kanun Risk Yönetimi, Politika ve Prosedürlerden sorumlusu
Hüseyin UÇAKCI: Kanun  uyum  ve  denetim  ile  iş  süreçlerinin  planlanması-raporlama sorumlusu 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM KURULUN GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Madde 8- Kişisel verilerin korunması, saklanması, işlenmesi ve kişisel verileri silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçlerinin işletilmesinden Kurul sorumludur. Bu kapsamda gerekli prosedür Kurul tarafından oluşturulur ve anılan prosedürün uygulanmasını sağlar. Kişisel verilere ilişkin mevzuatta bir değişiklik meydana gelirse, yeni düzenlemelere uyum için Novarge içi aksiyonların alınmasını sağlar.

  • Kişisel verilerin envanterini hazırlar. (Kanun 16/3)

Kişisel verilerin envanterini periyodik olarak günceller. (Kanun m.16/4)

Kişisel verilerin envanterinin sicile bildirir ve güncel tutulmasını sağlar. (Kanun m.16/4) Sicil ile yazışmaları yapar ve yazışmaları saklar. (Kanun m.16)

  • Kişisel verileri işleyen üçüncü taraflar ise bu taraflarla yapılacak sözleşmeleri kontrol eder KVK Düzenlemeleri kapsamında uyumluluğunu teyit Üçüncü tarafları denetletir. (Call Center, Hosting hizmeti verenler, mailing hizmeti verenler) (Kanun m.8)
  • Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişileri belirler ve yetkilendirir (Örnek: Call center, e-ticaret, AVM iletişim formları, fatura kesen kasiyer, otel resepsiyon, otel satış ekipleri, iç piyasa satış ekipleri, müşteri şikayetlerini kayıt altına alan kalite personelleri, bordo ve özlük işleri takip eden personel müdürlüğü, ziyaretçi bilgileri alan kapı güvenlik personelleri, asistanlar gibi)

Madde 9- Kurul, Novarge içerisinde bulunan tüm kişisel verilerin korunmasına yönelik teknik ve idari önlemleri almak, gelişmeleri ve idari faaliyetleri sürekli takip etmekle ve gerekli prosedürleri hazırlayarak Novarge içerisinde duyurmak ve bunlara uyulmasını sağlamak ve denetlemekle yükümlüdür. Kurul kişisel verilerin korunması kapsamında belirli periyotlarda kendisi veya dışarıdan denetimlerin yapılmasını sağlar. Kişisel verileri koruma ile ilgili, üst yönetimi periyodik olarak toplayarak hem mevcut durumu hem risklerin görüşülmesini sağlar. Toplantı kararlarını ıslak imza ile alarak dosyalar. Kişisel verileri koruma ile ilgili birimleri periyodik olarak portaldan / e posta / duyuru ile bilgilendirir.

Madde 10- Kurul, tüm kişisel veri işleme süreçleri bakımından Aydınlatma Yükümlülüğünün yerine getirilmesini ve gerektiğinde açık rızanın alınmasını ve muhafazasını sağlamakla yükümlüdür.

Kurul kişisel verilerin elde edilmesi sırasında;

  1. Veri sorumlusunun kimliğinin duyurulmasını sağlar. (Kanun 10)
  2. Kişisel verilerin  işlenme  amaçlarının;  belirli,  meşru  ve  açık  amaçlar  için  olmasını  sağlar, denetletir ve hem çalışan hem müşterilere duyurulmasını sağlar. (Kanun 4/2.c)
  • İşlenen verilerin kimlere hangi amaçla aktarılacağını açıklar. (Kanun 10/1.c)
  1. Veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi açıklar. (Kanun 10/1.ç)
  • Kurul kişisel verilerin işlenmesi için kişinin açık rızasının alınma yollarını belirler ve uygulatır, (Kanun m.5/1)
  • Özel nitelikli kişisel verilerin kayıt altına alınması durumunda açık rızanın alınmasını mutlaka garanti (Kanun m.6)
  • Kişisel veri bulut sistemlerinde tutulacak ise veya yurtdışında saklanacak ise kişisel veri sahibinin mutlaka açık rızasının alınmasını sağlar. Kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkenin kurulca ilan edildiğinden emin (Kanun m.9/2 ve 9/3)

Madde 11- Kişisel verilerin üçüncü taraflara aktarılması durumunda paylaşılacak yerin/makam statüsüne göre veri sahibinden açık rıza alınacak mı alınmayacak mı belirler. Aşağıda açık rıza alınmayacak durumlar belirlenmiştir. Her durumda aşağıdaki kurumlarla hangi verinin paylaşıldığının kaydı ve aşağıdaki statüye uyan üçüncü tarafların geçerli esasa uygun olduklarını kayıt altına alır: (Kanun m.5/2)

  1. Fiili imkânsızlıklar durumunda açık rıza alınamaması
  2. Kendisinin veya bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğü söz konusu olduğunda
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
  1. Sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
  2. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
  3. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
  • Kişi, kendi verisini alenileştirmiş olması durumunda
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
  1. Siyasi parti, vakıf, dernek veya sendika gibi kar amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tabi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla kendi üyelerine ve mensuplarına yönelik verilerin işlenmesi durumunda
  2. Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi durumunda
  • Kişisel veri yurtdışına aktarılacak ise açık rıza da alınmamış ise; verinin aktarılacağı yerde yeterli korumanın olması veya yeterli koruma olmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve kurulun izninin alınması durumunda paylaşılmasını koordine (Kanun m.9/4)
  • Veriyi paylaşan bu veriyi paylaştığı yer ve amacını yazılı ve onaylı olarak yapılmasını sağlatır. Öneri verinin rızası alınıp alınmadığı kontrol edilir ve Hukuk ve veri sorumlusu onayı ile alındıktan sonra paylaşılmasını sağlatır.

Madde 12- Kurul, kişisel veri sahiplerinin başvurularını değerlendirir ve başvurulara cevap için Novarge içerisinde koordinasyonu sağlar. Kurul ile iletişim halinde olunması gereken  durumlarda gerekli koordinasyonu ve iletişimi sağlar.

Kişisel veri sahibinin başvurması halinde aşağıdaki kişi haklarının yerine getirilmesini en geç 30 takvim günü içinde sağlar: (Kanun m.13/2)

  1. Kişinin kendi kişisel verisinin işlenip işlenmediğini bilmesi (Kanun 11/1.a)
  2. Kişisel veri ile ilgili bilgi talep etme (Kanun 11/1.b)
  • İşlenme amacını açıklama (Kanun 11/1.c)
  1. Yurtiçi veya yurtdışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri açıklama (Kanun 11/1.ç ve f)
  2. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmesi durumunda bunların düzeltilme taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma (Kanun 11/1.d)
  3. Kişinin, kişisel bilgisini silme veya yok etme taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma (Kanun 11/1.e)
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analizler sonucu veri sahibinin kendi aleyhine sonuç çıkması durumunda itiraz etmesi taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma (Kanun 11/1.g)
  • Kişisel verinin kanuna aykırı olarak işlenip işlenmediği kontrol etme ve kişiden gelen talepleri takip etme ve sonuçlandırma (Kanun 11/1.ğ, Kanun m.12/1.a)

Madde 13- Kurul, kişisel verilerin korunması, saklanması, işlenmesi ve imhası süreçlerinin Kanun’a ve Politikalara uyumu yönünde bir eksikliğin veya riskin tespit edilmesi halinde giderilmesi için gerekli önlemleri alır. Bu kapsamda Kurul, kendisine raporlanan her bir yeni işleme sürecinin denetimini yapar.

Madde 14- Kişisel verilerin ilgili mevzuatlarda öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreyi belirler. (Kanun m.4/2.d)

  • Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 11/2 maddesi uyarınca, altı ayı geçmeyecek periyotlarda işlenen kişisel verileri denetleyerek silinmesi, imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gereken kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini sağlar.
  • Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar ve söz konusu kayıtların, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmasını sağlar.
  • Aşağıdaki gerekçelerden herhangi biri olduğunda; kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesini, yönetmeliklerde belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde sağlar: (Kanun 7)
    1. İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde
    2. Süresi dolması halinde
  • Veri sahibinin talebi halinde

Madde 15- Kurul, Novarge’nin çalışanları tarafından kendisine raporlanan KVK Düzenlemelerine ve Politikalarda belirtilen usul ve esaslara aykırı olduğunu düşündüğü iş, işlem yahut eylemler ile ilgili ihlale yönelik KVK Düzenlemelerine ve Politikalara uygun şekilde eylem planı oluşturur. Kurul konuya ilişkin yürürlükteki mevzuat hükümlerini dikkate alarak ihlale ilişkin Kişisel Veri Sahibine veya Kurum’a yapılacak bildirimi hazırlar, Kurum ile yapılacak yazışma ve iletişimi yürütür.

Madde 16- Kurulun isteyeceği belge ve bilgileri 15 takvim günü içinde gönderir ve gerektiğinde yerinde inceleme yapılmasına imkân sağlatır. (Kanun m.15/3)

16.2. Şikâyet durumunda veya herhangi bir nedenle Kurulun tebliğlerini takip eder ve 30 takvim günü içerisinde yerine getirilmesini sağlar. (Kanun m.15/5)

Madde 17- Kurul, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve imhası ile hukuka aykırı erişimin önlenmesi amacıyla Novarge çalışanlarının bilgilendirilmesini sağlar. Novarge’de kişisel verilere erişmesi gereken çalışanların söz konusu kişisel verilere erişimini sağlamak adına gerekli prosedürler oluşturulur ve bunun oluşturulması ve uygulanmasından Veri Sorumlusu Temsilcisi ve Kurul müteselsilen sorumludur. Özel nitelikli kişisel verilere erişim yetkisinin verildiği sınırlı çalışanlara ait liste ve listenin takibi Kurul tarafından yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

İç Yönergenin Kabulü Ve Değişiklikler

Madde  18-   İşbu  İç  Yönerge,  Novarge  tarafından  yürürlüğe  konulur.  İç  Yönergede  yapılacak değişiklikler ve yönerge düzenlemesi de aynı usule tabidir.

Yürürlük

Madde 19- Novarge Kişisel Verileri Koruma Kurulu İç Yönergesi 15/10/2019 tarihinde yürürlüğe girer.